Hand in Hand für Objektmöbel - Design, Technik und Software

Irgendwann ist es so weit: Ein erfolgreiches Unternehmen gelangt an die Grenzen seiner IT-Lösungen. Produktionsvarianten können nicht mehr ausreichend  dargestellt, Arbeitspläne und Stücklisten nicht im benötigten Maße verwaltet werden. Es fehlen Möglichkeiten, Kalkulationen durchzuführen, die Produktion detailliert zu planen und die Auslastung genau zu ermitteln.

Stühle und Tische scheinen auf den ersten Blick keine komplizierten Produkte zu sein. Doch müssen sie komplexen Ansprüchen genügen, denn sie sollten Funktion und Ästhetik in idealer Weise verbinden, gleichzeitig komfortabel und bequem, stilvoll und dekorativ sein. Das gilt auch für die Tische und Stühle, die je nach Kundenwunsch variabel gestaltet werden. Stühle für  Kongresszentren stattet das Unternehmen Hiller sogar mit einer technischen Komponente aus: Sie erhalten eine elektronische Anzeige (LCD-Display), auf der zum Beispiel Sitzplatz und Reihe, aber auch andere Beschriftungen visualisiert werden können. Das Sys tem erkennt, welche Stühle besetzt sind, und ermöglicht den Einsatz von Kopfhörern für die Simultanübersetzung per Funk. Die Fertigung solch hochwertiger Produkte stellt nicht nur hohe Ansprüche an Produktion und Entwicklung, sondern auch an die  Unternehmenssoftware, die ein effektives Variantenmanagement ermöglichen muss.

Ausgezeichnet wird nur Qualität

Der Kippenheimer Möbelbauer hat bereits zahlreiche Auszeichnungen erhalten, allein in den letzten drei Jahren elf Designpreise. Darüber hinaus wurden Produkte für den deutschen Designpreis 2007 und 2008 nominiert. Solche Ergebnisse lassen sich nur erzielen, wenn höchste Qualitätsansprüche eingehalten werden. Voraussetzung ist, dass der gesamte betriebliche Ablauf  reibungslos funktioniert. Bei einem Variantenfertiger wie Hiller werden dabei auch besondere Anforderungen an die im  Unternehmen eingesetzten IT-Lösungen gestellt. Vor zehn Jahren fiel daher die Entscheidung zur Implementierung einer Software, die die speziellen Ansprüche der Möbelproduktion erfüllt und sämtliche Fertigungs- und Geschäftsprozesse transparent abbildet. Bis heute vertraut der Möbelbauer der Lösung Sivas ERP II, die die Schrempp edv GmbH speziell für die spezifischen Prozesse der Auftragsfertigung entwickelt hat. Auch das 2005 hinzu gewonnene Werk im österreichischen Lockenhaus wurde mit der Software ausgestattet.

Kontinuierliche Anpassung an laufende Prozesse

Der Auslöser, die Softwarefrage zu überdenken, war die drohende Jahrtausendwende. Der Möbelhersteller hatte Zweifel, ob der
Übergang ins Jahr 2000 mit der vorhandenen Lösung sicher gemeistert werden konnte. Zudem konnte das Unternehmen seine Produktionsvarianten mit dem Programm nicht ausreichend darstellen und Arbeitspläne und Stücklisten nicht im benötigten Maße verwalten. Es fehlten Möglichkeiten, Kalkulationen durchzuführen, die Produktion detailliert zu planen und ihre Auslastung genau zu ermitteln. Alles in allem herrschte ein Mangel an Transparenz der Daten in allen Unternehmensbereichen. „Wir wollten die Abläufe einfacher, rationeller und noch stärker automatisiert gestalten. Viele Daten waren in unterschiedlichen Systemen gespeichert und sollten zusammengeführt werden, um eine redundante Datenhaltung zu vermeiden und alle Informationen  immer auf dem aktuellen Stand zu haben. Damit war für uns klar, wir brauchten ein leistungsstarkes ERP-System“, berichtet Alexander Allgaier, geschäftsführender Gesellschafter. Bevor im Januar 1998 die neue Lösung an den Start gehen konnte, blieben Hiller sechs Monate Zeit für die Erfassung der benötigten Daten zu Teilestamm, Stücklisten und Varianten. Da für den  Möbelbauer eine Übernahme aus dem Alt- System nicht in Frage kam, begannen die Mitarbeiter bereits in der Schulungsphase mit dem Einpflegen der Daten. „Wir sind mit wenig Schulungsaufwand ausgekommen. Das kann nur gelingen, wenn der Projektleiter sich mit der System-Einführung voll identifiziert und auch die Mitarbeiter entsprechendmotiviert“, so Alexander Allgaier. Seit dieser Zeit hat Hiller konsequent alle betrieblichen Prozesse in dem ERP-System abgebildet. Bei der Einführung bestand das Lösungs-Paket etwa zu 30% aus dem, was es heute kann. In den zehn Jahren der Zusammenarbeit hat Schrempp das System im laufenden Prozess optimiert und neuen Anforderungen des Möbelherstellers angepasst.

Elektronische Archivierung gegen manuelle Ablage

Entscheidend ist, dass die Variantenvielfalt der Möbel durchgängig abgebildet wird. Hiller berücksichtigt Kundenwünsche zu Größen, Bezügen, Gestellmaterialien und -farben sowie zur Farbe der Oberfläche: „Unsere Produkte, Stühle und Tische, sehen im ersten Augenblick EDV-technisch einfach aus. Auf den zweiten Blick stellt man jedoch fest, dass die Vielfalt der wählbaren  Varianten nahezu unendlich ist. Jeder Kunde hat bei uns die Möglichkeit, seinen Stuhl oder Tisch individuell zu bestellen“,  erläutert Alexander Allgaier. Da die Software auf lange Sicht im Einsatz bleiben sollte und das Möbelunternehmen nicht mit Schnittstellen arbeiten wollte, war eine weitere Voraussetzung, dass das System die Integration neuer Module, zum Beispiel zur Archivierung, reibungslos ermöglicht. Zudem wurde entsprechend der Vorgaben von Hiller eine offene Datenbank angelegt. Im Zuge der Einführung der Lösung erneuerte der Möbelhersteller seine veraltete Netzwerkstruktur. Für Sivas wurde lediglich ein Datenbankserver mit entsprechendem Betriebssystem installiert. Die Mitarbeiter von Hiller hatten schnell erkannt, dass sie im neuen System deutlich mehr Informationen per Kopfdruck erhalten. Nach einer kurzen Umgewöhnungsphase von der  ASCII-Oberfläche der Vorgängerlösung zur jetzigen Windows-Oberfläche hat sich für sie der Suchaufwand nach benötigten Informationen wesentlich verringert, sie sparen Zeit und arbeiten effizienter. Durch die Einführung der elektronischen Archivierung kann auf die ungeliebte manuelle Ablage nahezu  verzichtet werden. Für Wartung und Pflege erhält Hiller zwei bis drei Updates jährlich. Die Updates werden online eingespielt, so dass die Aktualisierung mit einem maximalen Aufwand von zwei Stunden erledigt ist. Änderungen am System und individuelle Anpassungen sind so jederzeit möglich.

Fit für Umsatzsteigerung bei gleicher Personaldecke
Alexander Allgaier betont, wie wichtig die komplette Integration der betrieblichen Abläufe ist: „Wir haben zwischenzeitlich den gesamten Auftragsdurchlauf einschließlich Nachkalkulation und Kostenrechnung in Sivas abgebildet und damit eine hundertprozentige Transparenz realisiert. Auf kommende Änderungen in den betrieblichen Abläufen können wir schnell und unkompliziert reagieren. Unsere Daten sind bis 1998 rückverfolgbar. Durch die offene Datenbank können intern individuelle Abfragen und Auswertungen durchgeführt werden“, berichtet der Geschäftsführende Gesellschafter abschließend. Durch die Einführung des ERP-Sys tems hat das Unternehmen Hiller den Umsatz aus dem Jahr 1998 um über 60% steigern können
und bewältigt heute diese größere Anzahl an Aufträgen mit nahezu der gleichen Anzahl an Personal. Und die erfreuliche Nachricht: Die effizientere Steuerung der Produktion und Materialwirtschaft und das dadurch bedingte Auftragsvolumen versetzen Hiller in die Lage, die Personaldecke zu halten beziehungsweise Neueinstellungen vorzunehmen.

Autorin: Annette Schmidt ist IT-Journalistin bei Wordfinder PR in Hamburg.